Koosoleku lõpus tundub sageli, et kõik said aru. Nädal hiljem meenutavad inimesed kokkulepet erinevalt. Hea kokkuvõte aitab selle vahe väiksemaks teha, kui seal on lisaks arutelule ka otsused ja vastutajad.
OpenAI 29. septembri uuendustes kirjeldatakse Meetingsi pistikprogrammi, mis loob koosolekust märkmeid ja tegevuspunkte. Käivitamisel on see macOS-i töölauarakenduses beetavõimalus Pro ja Business kasutajatele. Allikas: ChatGPT uuendused.
Sama töövõtet saab katsetada ka käsitsi tehtud märkmetega. Uus salvestusfunktsioon pole hea koosolekukorralduse eeltingimus.
Erista otsus, ettepanek ja küsimus
Anna AI-le ülesanne paigutada materjal kolme rühma. Otsuse juures näita, milles kokku lepiti. Ettepanekute hulka jäävad võimalused, mida alles kaalutakse. Küsimuste all olgu see, millele vastus puudub.
Seejärel koosta tegevuste tabel: ülesanne, vastutaja, tähtaeg ja lähteviide. Kui vastutajat ei nimetatud, peab lahtrisse jääma „määramata”. AI ei peaks viisakusest kellegi nime juurde mõtlema.
Kujutleme, et koosolekul öeldi: „Võiksime järgmisel kuul kampaania teha.” Sellest ei järeldu, et turundusjuht peab kampaania järgmise kuu esimesel päeval avaldama. Kokkuvõttes peab ebakindlus alles jääma.
Tee viieminutiline järelkontroll
Koosoleku juht vaatab üle otsused ning osalejad saavad parandada enda vastutust puudutavaid ridu. Kinnitatud tegevused viiakse sinna, kus tiim tööd jälgib. Eraldi dokument ei aita, kui keegi seda enam ei ava.
Salvestamise ja transkribeerimise puhul lepi osalejatega kokku, mida kogutakse, kes seda näeb ja kui kaua säilitatakse. AILithe aitab ühendada märkmed tegeliku töökorraldusega, et järgmine koosolek ei algaks eelmise meeldetuletamisest.