Kliendikirjadele vastamine ei võta aega ainult kirjutamise tõttu. Sageli tuleb enne üles leida hinnakiri, kontrollida varasemat kokkulepet ja otsustada, kes küsimusega edasi tegeleb. AI-st on rohkem kasu siis, kui ta aitab ettevalmistuse kokku tuua.
Zapieri praktiline juhend kirjeldab AI lisamist automatiseeritud töövoo üheks sammuks. See aitab mõelda tervikule: millest töö algab, mida AI töötleb ja kuhu tulemus läheb. Allikas: Zapieri AI-töövoo juhend.
Alusta mustandist
Esimeses versioonis piisab sellest, et annad AI-le kliendikirja ja selle vastamiseks vajaliku kinnitatud info. Palu tal kõigepealt välja tuua kliendi küsimused, seejärel puuduv teave ning alles siis vastuse mustand.
Näiteks koolituspäringu korral võib puudu olla osalejate arv ja varasem kogemus. Kui AI kirjutab kohe pika pakkumise, võib kogu tekst valel eeldusel põhineda. Kaks täpsustavat küsimust säästavad rohkem tööd kui kümme ilusat lõiku.
Anna juurde keelejuhis: kas pöördute sina- või teievormis, kuidas kirja lõpetate ning milliseid väljendeid väldite. Paar päris, anonüümseks tehtud näidet on sageli selgemad kui pikk omadussõnade loetelu.
Saada alles pärast kontrolli
Enne saatmist kontrolli adressaati, hinda, tähtaega, manuseid ja lubadusi. Need viis asja väärivad eraldi tähelepanu ka siis, kui tekst ise tundub suurepärane. AI koostatud vastus ei tohi muuta esialgset arutelu siduvaks kokkuleppeks.
Kui mustandiprotsess töötab, võib lisada päringute liigitamise või sobiva teenuseinfo automaatse leidmise. Erandid, näiteks kaebused ja ebatavalised hinnaküsimused, suuna kokkulepitud inimesele.
AILithe aitab leida sobiva ulatuse. Väike, usaldusväärne töövõte võib muuta postkasti märksa rahulikumaks ka ilma täiesti iseseisva klienditeenindusagendita.